Asset Management: conoscere l'azienda per migliorarla.
In italiano Asset Management è tradotto come gestione dei cespiti. Questa espressione è però in italiano più usata in ambito finanziario e contabile, mentre l’Asset Management ha una valenza che fa riferimento ad un ambito ben più ampio che coinvolge tutte le funzioni aziendali e in particolare la gestione strategica. L’Asset Management è infatti la gestione delle risorse di un’organizzazione durante tutte le fasi del loro ciclo di vita al fine di raggiungere gli obiettivi strategici che l’organizzazione si è posta.
È un processo sistematico e continuativo che comincia al momento della creazione o acquisizione dell’asset; monitora il funzionamento e gli interventi di manutenzione; tiene traccia di ogni aggiornamento e trasferimento; registra la dismissione o lo smaltimento dell’asset. Questo processo consente di impiegare al meglio le risorse di un’azienda per gestirne il patrimonio in maniera sostenibile e creare valore da ogni attività.
Cos’è un Asset
La norma di riferimento per l’Asset Management dell’International Standard Organization è la ISO 55001:2014. La definizione di asset inclusa nella norma è piuttosto stringata: è un asset ogni elemento, oggetto o entità che ha un valore potenziale o effettivo per un’organizzazione.
Il valore di un asset non si traduce quindi direttamente in denaro attraverso la vendita, ma fa parte in maniera determinante del valore dell’impresa stessa, e il suo utilizzo contribuisce alla creazione di questo valore. In questo senso, quindi, il valore di un asset può essere positivo o negativo a seconda della fase del ciclo di vita in cui si trova.
Tipi di asset
Sono esempi di asset sia una sedia che un edificio, sia la licenza di un software che la notorietà di un marchio. Quindi, per occuparsi dell’analisi e quindi della gestione degli asset aziendali, una prima distinzione va fatta fra asset tangibili e asset intangibili.
Sono asset tangibili tutte le risorse il cui valore è concretizzato in beni fisici, che costituiscono il capitale materiale dell’organizzazione. Sono esempi di asset tangibili:
- • impianti;
- • arredi;
- • computer;
- • telefoni;
- • veicoli.
Sono asset intangibili le risorse che costituiscono il capitale immateriale dell’azienda e il cui valore non si concretizza in beni fisici. Sono esempi di asset intangibili:
- brand;
- licenze;
- brevetti;
- assicurazioni;
- software.
A prescindere dal tipo di asset, la gestione di ognuno di essi passa per il monitoraggio del suo valore lungo tutto l’Asset Life Cycle.
Asset Life Cycle
L’Asset Life Cycle (ciclo di vita dell’asset) è l’insieme delle fasi che vanno dall’acquisizione dell’asset fino alla sua dismissione. Sebbene sia opportuno e utile che ogni organizzazione definisca nel dettaglio quali sono le fasi del ciclo di vita dei propri asset in base al settore e alle modalità di gestione adottate, è possibile individuare alcune macro-fasi fondamentali:
- Acquisizione
- Manutenzione
- Sostituzione
- Trasferimento
- Dismissione
Per raggiungere l’obiettivo di impiegare al meglio le risorse e creare valore da ogni attività, l’Asset Management deve accompagnare ognuna di queste fasi. Un flusso informativo attraversa l’intero ciclo di vita dell’asset e connette le esigenze degli stakeholder al piano strategico dell’organizzazione, così da permettere di gestire gli asset coerentemente a questo piano strategico. Questo flusso informativo si chiama Asset Information.
Asset Information
Per Asset Information intendiamo l’insieme dei dati utilizzati per prendere decisioni su come gestire gli asset in tutte le fasi del loro ciclo di vita al fine di raggiungere sia gli obiettivi operativi di breve termine che quelli strategici per la pianificazione di lungo periodo.
Alcune attività specifiche consentono di costruire un set di dati degli asset aziendali completo, grazie a un disegno coerente della struttura informativa e a un’implementazione efficace dei registri tecnici dell’organizzazione.
Registri tecnici
I registri tecnici non sono altro che database che includono una serie di dati che possono permettere una gestione operativa più efficiente ed efficace di ogni asset aziendale. Il disegno e lo sviluppo di una nuova struttura dei registri tecnici, definita in base a gerarchia, granularità e tipo di metadata da registrare, creano un ecosistema informativo più adeguato alle esigenze dell’organizzazione.
Asset tagging
L’inventario dettagliato e l’etichettatura di ogni asset tramite codice a barre o QR code costituiscono la connessione fra l’asset materiale e l’insieme dei dati disponibili nei registri tecnici digitalizzati.
Tramite il tag è possibile aggiornare in tempo reale il registro tecnico ottenendo quindi, in ogni momento, una istantanea realistica dello stato di tutti i cespiti aziendali.
Data Integrity
Processi di mantenimento dell’integrità dei dati lungo tutto il ciclo di vita dell’asset consentono di avere a disposizione informazioni sempre complete e aggiornate.
Report periodici
Report periodici di verifica e adeguamento portano un miglioramento della qualità dei dati sugli asset significativi che permette di prendere decisioni informate, in ogni fase del ciclo di vita degli asset stessi.
Vantaggi dell’Asset Management
Implementare una gestione degli asset attraverso attività di asset information accurate lungo tutto il ciclo di vita degli asset porta all’organizzazione vantaggi di tipo sia operativo che strategico.
Disponibilità dei dati
Per ogni asset è possibile recuperare in ogni momento e in tempo reale informazioni su condizioni, posizione, performance e garanzia.
Investimenti mirati
In fase di acquisizione, fusione o cessione dell’organizzazione o di parti di essa, conoscere nel dettaglio il valore degli asset è un’informazione preziosa per valutazioni strategiche. Inoltre, la disponibilità di dati sempre aggiornati permette all’azienda di definire le priorità in termini di acquisti e sostituzione dei propri asset.
Riduzione dei rischi
Dati precisi e aggiornati sulle condizioni degli asset riducono i rischi per la sicurezza, permettono di prevenire guasti, evitare interruzione di servizio ed essere in regola con le compliance normative.
Riduzione dei costi
Una gestione accurata degli asset significa anche gestione accurata delle manutenzioni – ordinarie, straordinarie, pianificate e predittive – e quindi un ciclo di vita più lungo con un conseguente risparmio in termini economici.
Riconciliazione
Il riallineamento dei registri di dati tecnici e dati contabili degli asset agevola le attività di acquisto, manutenzione, smaltimento, vendita.
Una gestione accurata e continuativa degli asset consente all’organizzazione di conoscere nel dettaglio il proprio valore, e quindi fare nel tempo scelte sia operative che strategiche più consapevoli, perché basate su dati precisi e aggiornati. Dati utili, ad esempio, per decidere se sostituire i monitor nelle postazioni dei collaboratori, per valutare se rinnovare una parte piccola o grande del parco macchine aziendale, fino a decidere se un’offerta di acquisizione è in linea con il reale valore della propria organizzazione.
Laura Zucca -Specialista dei servizi Asset Management-
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